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Microsoft 365 · Anleitung

Handy-Bestätigung (MFA) prüfen

Ist Ihr aktuelles Handy für die Anmeldung bei Microsoft 365 eingetragen? Prüfen und einrichten dauert etwa 5 bis 10 Minuten – wir erklären jeden Schritt mit Bildern.

Microsoft 365 · Anleitung

Handy-Bestätigung (MFA) prüfen

Ist Ihr aktuelles Handy für die Anmeldung bei Microsoft 365 eingetragen? Prüfen und einrichten dauert etwa 5 bis 10 Minuten.

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Worum geht es?

Wenn Sie sich bei Microsoft 365 anmelden, brauchen Sie neben Ihrem Passwort einen zweiten Schlüssel: Ihr Handy mit der App Microsoft Authenticator. Die Bestätigung kann bei jeder Art von Anmeldung kommen – am PC, Mac, im Browser, in Outlook, Teams oder am Handy. Wann genau, hängt von den Einstellungen Ihrer Firma ab.

So läuft das ab: Sie melden sich wie gewohnt an, auf Ihrem Handy erscheint eine Anfrage, Sie tippen eine Zahl ein – fertig.

Fachleute nennen das MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) – also eine Anmeldung mit mehr als einem Schlüssel. Das schützt Ihre E-Mails und Dokumente: Selbst wenn jemand Ihr Passwort herausfindet, kommt er ohne Ihr Handy nicht hinein. Damit das klappt, muss Ihr eigenes, aktuelles Handy eingetragen sein. Haben Sie von uns eine E-Mail mit diesem Link bekommen, prüfen Sie das bitte in den nächsten Tagen.

Bevor Sie starten

  • Am besten an Ihrem gewohnten Arbeits-PC – klappt etwas nicht, melden Sie sich einfach bei uns.
  • Handy bereitlegen – entsperrt, mit Internet (WLAN oder mobile Daten) und genug Akku. Sie brauchen den PC und das Handy gleichzeitig.
  • 5 bis 10 Minuten Zeit nehmen. Lesen Sie jeden Schritt in Ruhe. Im Zweifel einfach aufhören und uns anrufen.

1 Schritt 1

Seite öffnen und anmelden

Öffnen Sie am PC oder Mac (nicht am Handy – der QR-Code muss später auf einem Bildschirm zu sehen sein) diese Seite:

mysignins.microsoft.com öffnenAdresse im Browser eintippen: mysignins.microsoft.com/security-info

Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Anmeldenamen und Passwort an. Das sind dieselben Zugangsdaten wie für Outlook oder Teams – oft, aber nicht immer ist der Anmeldename Ihre E-Mail-Adresse. Wird ein falsches Konto angezeigt, klicken Sie auf „Anderes Konto verwenden“.

Eventuell kommt jetzt eine Anfrage auf Ihr Handy:

Die Anfrage kommt auf Ihrem Handy an? Einfach bestätigen – weiter mit Schritt 2.

Es erscheint „Weitere Informationen erforderlich“ oder „Schützen Sie Ihr Konto“? Dann ist noch keine Handy-Bestätigung eingerichtet. Klicken Sie auf „Weiter“ – Microsoft führt Sie durch dieselben Schritte wie unten in Schritt 3 (App laden, QR-Code scannen, Zahl eintippen).

Keine Anfrage – oder sie kommt auf einem alten Handy bzw. dem Gerät einer anderen Person an? Bitte nicht weiterprobieren. Melden Sie sich kurz bei uns bzw. bei Ihrer IT-Betreuung – der alte Eintrag wird entfernt und Sie bekommen Bescheid. Danach geht es wieder bei Schritt 1 los.

mysignins.microsoft.com/security-info
Am PC oder Mac: mit Ihrem Microsoft-365-Anmeldenamen anmelden

2 Schritt 2

Nachsehen, was eingetragen ist

Sie sehen jetzt die Seite „Sicherheitsinformationen“ mit der Liste Ihrer Anmeldemethoden. Schauen Sie, was dort steht:

„Microsoft Authenticator“ mit Ihrem jetzigen Handy steht drin? Wunderbar – dann ist alles in Ordnung und Sie sind schon fertig. Vielen Dank!

Nur „Kennwort“ – oder ein Handy, das Sie nicht mehr verwenden oder nicht kennen? Dann bitte weiter mit Schritt 3.

mysignins.microsoft.com/security-info

Sicherheitsinformationen

+ Anmeldemethode hinzufügen

Kennwort
Microsoft AuthenticatoriPhone von MaxLöschen
So soll es aussehen: „Microsoft Authenticator“ mit Ihrem Handy

3 Schritt 3

Ihr Handy eintragen

  1. App aufs Handy laden

    Laden Sie am Handy die kostenlose App „Microsoft Authenticator“. Am einfachsten: Öffnen Sie am Handy die Kamera, halten Sie sie auf den passenden QR-Code unten und tippen Sie auf den Link, der erscheint – dann landen Sie direkt bei der richtigen App. Ist sie schon installiert, steht dort „Öffnen“ statt „Laden“.

    App-Symbol von Microsoft Authenticator

    Microsoft Authenticator

    Anbieter: Microsoft Corporation

    Nur diese App mit genau diesem Symbol und Anbieter. Nicht „Google Authenticator“ oder andere Apps mit „Authenticator“ im Namen – gerade bei Google Play gibt es viele ähnliche.

    App StoreiPhone & iPad · scannen oder antippenGoogle PlayAndroid · scannen oder antippen
    Microsoft AuthenticatorMicrosoft CorporationLaden
    Auf Symbol und Anbieter achten

  2. Am PC: Anmeldemethode hinzufügen

    Zurück am PC: Klicken Sie auf „+ Anmeldemethode hinzufügen“ und wählen Sie „Microsoft Authenticator“ (manchmal mit dem Zusatz „Anmeldeanforderungen genehmigen oder Einmalcodes verwenden“) – nicht „Hauptschlüssel“. Dann auf „Hinzufügen“ und so lange auf „Weiter“ klicken, bis ein QR-Code erscheint. Lassen Sie dieses Fenster offen.

    mysignins.microsoft.com/security-info

    Anmeldemethode hinzufügen

    Microsoft AuthenticatorAnmeldeanforderungen genehmigen oder Einmalcodes verwenden✓
    Hauptschlüsselnicht diese Option
    Telefon
    „Microsoft Authenticator“ wählen – nicht „Hauptschlüssel“

  3. App öffnen – Mitteilungen erlauben

    Öffnen Sie die App am Handy. Beim ersten Start zeigt sie einen Datenschutzhinweis – tippen Sie auf „Akzeptieren“ bzw. „Weiter“. Fragt die App, ob sie Ihnen Mitteilungen senden darf, tippen Sie unbedingt auf „Erlauben“ – sonst kommen die Anfragen später nicht an.

    „Authenticator“ möchte Mitteilungen senden

    Nicht erlaubenErlauben
    Unbedingt „Erlauben“ tippen

  4. Konto hinzufügen und QR-Code scannen

    Tippen Sie in der App oben rechts auf „+“ → „Geschäfts-, Schul- oder Unikonto“ (bei älteren Versionen „Geschäfts- oder Schulkonto“) → „QR-Code scannen“. Ist die App ganz neu, sehen Sie vielleicht gleich einen Knopf „QR-Code scannen“ – auch gut.

    Fragt das Handy, ob die App die Kamera verwenden darf: „OK“ bzw. „Erlauben“. Dann das Handy auf den QR-Code am PC-Bildschirm halten – das Konto erscheint in der App.

    Konto hinzufügen

    Persönliches Konto
    Geschäfts-, Schul- oder Unikonto
    Anderes Konto
    QR-Code scannen

    Beispiel – nicht scannen

    Handy auf den QR-Code am Bildschirm halten

  5. Zahl eintippen – fertig eingerichtet

    Klicken Sie am PC auf „Weiter“. Jetzt erscheint am PC eine Zahl und am Handy die Frage „Versuchen Sie, sich anzumelden?“. Tippen Sie die Zahl vom PC am Handy ein und dann auf „Ja“.

    Fragt das Handy nach Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Handy-PIN, bestätigen Sie damit – das ist normal. Am PC erscheint eine Bestätigung; klicken Sie auf „Weiter“ bzw. „Fertig“. Die Handy-Bestätigung ist jetzt eingerichtet.

    Geben Sie diese Zahl in der App ein:

    42

    Versuchen Sie, sich anzumelden?

    42

    NeinJa
    Die Zahl vom PC am Handy eintippen

4 Schritt 4

Alte Einträge entfernen

Steht in der Liste noch ein Handy, das Sie nicht mehr verwenden oder nicht kennen? Dann klicken Sie rechts daneben auf „Löschen“ und bestätigen die Rückfrage mit „OK“.

Übrig bleiben „Kennwort“ und „Microsoft Authenticator“ mit Ihrem jetzigen Handy – und schon sind Sie fertig. Vielen Dank!

Unsicher, welcher Eintrag Ihr jetziges Handy ist? Dann lieber nichts löschen und uns kurz anrufen – ein Eintrag zu viel schadet nicht, Ihr eigenes Handy versehentlich zu löschen schon.

mysignins.microsoft.com/security-info

Sicherheitsinformationen

Kennwort
Microsoft AuthenticatorIhr jetziges Handy
Microsoft Authenticatoraltes HandyLöschen
Altes Handy: rechts auf „Löschen“

Drei kleine Tipps für den Alltag

Nur bestätigen, wenn Sie sich gerade selbst anmelden

Kommt eine Anfrage, mit der Sie nicht gerechnet haben: in der App ablehnen und uns kurz Bescheid geben – dann versucht vielleicht gerade jemand, mit Ihrem Passwort hineinzukommen.

Nur auf Ihr eigenes Handy

Die App gehört auf Ihr eigenes Handy – bitte nicht auf das Gerät von Kolleginnen und Kollegen.

Neues Handy?

Richten Sie die App am neuen Handy ein, bevor Sie das alte zurücksetzen oder weitergeben. Ist das alte schon weg, melden Sie sich einfach – wir helfen gerne.

Häufige Fragen

Brauche ich das auch, wenn ich am PC oder Mac arbeite?

Ja. Das Handy ist Ihr zweiter Schlüssel für Microsoft 365 – die Bestätigung kann bei jeder Art von Anmeldung kommen: am PC, Mac, im Browser, in Outlook, Teams oder am Handy. Wann genau, hängt von den Einstellungen Ihrer Firma ab. Sie melden sich am Gerät an, und das Handy bestätigt, dass wirklich Sie es sind.

Kostet die App etwas?

Nein. Die App „Microsoft Authenticator“ von Microsoft ist kostenlos.

Kann ich mein privates Handy verwenden?

Ja. Die App braucht keinen Zugriff auf Ihre Fotos, Nachrichten oder Kontakte – sie dient nur dazu, Ihre Anmeldungen zu bestätigen. Möchten Sie Ihr privates Handy dafür nicht verwenden, melden Sie sich bei uns – wir besprechen eine Lösung.

Muss ich jede Anmeldung bestätigen?

Nicht unbedingt – wie oft, hängt von den Einstellungen Ihrer Firma ab. Wichtig ist nur: Bestätigen Sie ausschließlich Anmeldungen, die Sie gerade selbst machen.

Ich melde mich am Handy selbst an – wie bestätige ich das?

Die Anfrage kommt auf demselben Handy. Wechseln Sie kurz in die App Microsoft Authenticator (oder tippen Sie auf die Mitteilung), bestätigen Sie dort – meist genügt ein Tippen auf „Ja“, manchmal müssen Sie eine Zahl eintippen – und wechseln Sie danach zurück.

Es kommt keine Anfrage auf meinem Handy an – was tun?

Öffnen Sie die App Microsoft Authenticator – manchmal erscheint die Anfrage erst dann. Prüfen Sie, ob das Handy Internet hat und ob die App Mitteilungen senden darf (in den Einstellungen des Handys bei der App). Hilft das nicht, rufen Sie uns an.

Mein Handy hat gerade kein Internet – geht es trotzdem?

Öffnen Sie die App und tippen Sie auf Ihr Konto: Dort steht ein 6-stelliger Code, der sich alle 30 Sekunden ändert. Fragt Microsoft bei der Anmeldung nach einem Code, können Sie diesen eingeben. Ist das Handy weg oder der Akku leer, melden Sie sich bei uns.

Das Handy fragt nach Fingerabdruck, Gesicht oder PIN – ist das richtig?

Ja. Das ist die Sperre Ihres Handys und sorgt dafür, dass nur Sie selbst eine Anmeldung bestätigen können.

Wie verwende ich meine Firmen-E-Mail am besten am Handy?

Am besten mit der kostenlosen App Microsoft Outlook: Darin haben Sie E-Mails, Kalender und Kontakte Ihrer Firma, und sie arbeitet zuverlässig mit der Handy-Bestätigung zusammen.

So geht's: App laden (unten) → öffnen → „Konto hinzufügen“ → Ihren Microsoft-365-Anmeldenamen eingeben → Passwort → Anmeldung in der App Microsoft Authenticator bestätigen. Fertig.

App-Symbol von Microsoft Outlook

Microsoft Outlook

Anbieter: Microsoft Corporation

App StoreiPhone & iPad · scannen oder antippenGoogle PlayAndroid · scannen oder antippen

Und die eingebauten Mail-Apps (z. B. iPhone-Mail oder Samsung-Mail)? Für E-Mails, Kalender und Kontakte Ihres eigenen Postfachs funktionieren sie in vielen Fällen gut. Einige Microsoft-365-Funktionen gibt es dort aber nicht – vor allem geteilte Postfächer (z. B. office@ oder buchhaltung@), freigegebene Kalender von Kolleginnen und Kollegen und die Stellvertretung für eine andere Person. Wer das braucht, nimmt die Outlook-App. Je nach Einstellungen Ihrer Firma kann die Nutzung eingebauter Apps außerdem eingeschränkt sein – im Zweifel fragen Sie uns.

Ich habe versehentlich eine Anfrage bestätigt, die nicht von mir war.

Bitte rufen Sie uns sofort an – je schneller wir reagieren, desto besser. Dann versucht vermutlich gerade jemand, mit Ihrem Passwort hineinzukommen.

Übrigens: Nach Ihrem Passwort fragen wir Sie nie per E-Mail. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Link echt ist, tippen Sie die Adresse mysignins.microsoft.com einfach selbst im Browser ein.

Fragen oder hakt es irgendwo?

Sie haben diesen Link von uns per E-Mail bekommen? Antworten Sie einfach darauf – oder rufen Sie uns an. Sie möchten die Handy-Bestätigung in Ihrem Betrieb einführen? Auch dabei helfen wir gerne. Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe!

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